Succesverhalen

Implementatie LAICA (Limburgse AI Chat Assistent)

Het succesverhaal van LAICA startte in september 2023 met het (door)ontwikkelen van eigen kennis en het actief volgen van de laatste AI-ontwikkelingen. Vanaf het begin was het uitgangspunt: medewerkers helpen om op verantwoorde wijze gebruik te maken van AI zoals taalmodellen, waarbij drie basisprincipes centraal stonden: deel nooit gevoelige informatie met een openbare chatbot, wees zelf de expert en dubbelcheck de antwoorden.

Fase 1: Fundament leggen (najaar 2023)

• In deze periode is binnen de brede werkgroep AI-taalmodellen gewerkt aan kennisopbouw en het volgen van AI-trends.
• Het beleid en de richtlijnen zijn vastgelegd in de DT-nota.

Fase 2: Eerste versie en ontwikkeling (begin 2024)

• De eerste versie van LAICA werd ontwikkeld en getest.
• Hierbij zijn use-cases geïdentificeerd waarbij AI-assistentie meerwaarde biedt voor de organisatie.
• Kennis is gedeeld tijdens de eerste Interprovinciale AI-dag op 31 mei 2024 in Zwolle.
• Het belang van privacy en gegevensbescherming stond steeds voorop, mede dankzij duidelijke spelregels (zoals de 3 basisprincipes).

Fase 3: Doorontwikkeling, implementatie en opschaling (2024-2025)

• Na succesvolle tests en doorontwikkeling verscheen versie 2 van LAICA.
• De AI-assistent werd vervolgens stapsgewijs uitgerold bij verschillende clusters, te beginnen bij cluster O&I en daarna cluster S&C.
• Parallel werd de DPIA (Data Protection Impact Assessment) opgesteld en vastgesteld, zodat privacy en veiligheid geborgd bleven.
• De opgedane kennis werd verder gedeeld, en experimenten met AI-agents en GovChat-NL werden gestart.

Fase 4: Organisatiebreed gebruik (2025)

• Versie 3 van LAICA op basis van open source componenten
• 21 mei 2025 lancering van LAICA in de gehele organisatie.
• Nieuwe AI-toepassingen (zoals Versimpelaar) worden ontworpen en vervolgens uitgerold op basis van praktische ervaringen en experimenten.

Resultaat

Dankzij een zorgvuldige, gefaseerde aanpak en de samenwerking tussen verschillende teams, is een toekomstbestendige AI-platform gerealiseerd. LAICA ondersteunt nu meer dan 800 medewerkers van de provincie Limburg op een veilige, betrouwbare en innovatieve wijze in hun dagelijkse werk. Door te investeren in kennisdeling, zorgvuldig beleid en het leren van de praktijk, is LAICA uitgegroeid tot een best practice die breed ingezet kan worden binnen de organisatie.

Uitgangspunten LAICA

🤖 Generatieve AI als ondersteuning voor eenvoudige, tijdrovende taken

LAICA wordt ingezet om medewerkers te helpen met alledaagse, repeterende taken die veel tijd kosten, waardoor er meer ruimte ontstaat voor inhoudelijk werk.

🏛️ Toepassing binnen interne processen

LAICA functioneert uitsluitend binnen de interne organisatie van de Provincie Limburg en is niet beschikbaar als externe chatbot voor burgers of bedrijven.

📝 Tekstgebaseerd: geen afbeeldingen of video’s

LAICA produceert geen plaatjes of video’s.

🧠 Gebruik van bestaande Large Language Models (LLM’s)

LAICA maakt gebruik van bewezen, bestaande taalmodellen die extern zijn ontwikkeld en voldoen aan kwaliteits- en veiligheidsstandaarden.

🗃️ 'Stateless' functioneren: geen doorlopende leercyclus van het LLM

LAICA leert niet tussentijds of van eerdere chatsessies, waardoor de LLM 'stateless' blijft en geen gevoelige informatie kan accumuleren.

🔄 Context onthouden binnen de huidige chatsessie

Tijdens één sessie kan LAICA de context onthouden en relevante informatie paraat houden. Na afsluiten van de sessie wordt deze context gewist.

🛡️ Veiligheid en privacy binnen wet- en regelgeving

LAICA respecteert geldende privacywetgeving (zoals AVG) en interne richtlijnen, om vertrouwelijkheid van alle gegevens te waarborgen.

📚 Mogelijkheid tot toevoegen van eigen kennisitems

Gebruikers kunnen interne informatie en provinciespecifieke kennis toevoegen om LAICA beter op maat te laten functioneren.

⚙️ Open Source componenten

LAICA’s opzet is modulair en flexibel, zodat nieuwe functionaliteiten snel en veilig kunnen worden toegevoegd, verwijderd of vervangen.

🚀 Continue ontwikkeling op basis van medewerkersbehoeften

LAICA wordt continu doorontwikkeld om optimaal aan te sluiten op de wensen en behoeften van de medewerkers van de Provincie Limburg.

Wat kan LAICA voor de medewerker van de provincie Limburg betekenen?

LAICA is een slimme digitale assistent die je ondersteunt bij uiteenlopende taken, zoals:

Het vereenvoudigen, samenvatten, redigeren, herstructureren en standaardiseren van bestaande teksten

• Het maken van samenvattingen.
• Het vergelijken van documenten.
• Het vereenvoudigen van teksten.
• Het structureren en verbeteren van e-mails.
• Vertalingen.
• Verbeteren van spelling, grammatica, zinsopbouw en formulering.
• De volgorde of indeling van de tekst aanpassen voor meer logica, duidelijkheid of samenhang.
• Teksten aanpassen aan afgesproken formats, huisstijlrichtlijnen of vaste sjablonen van de Provincie Limburg.

Kennisvragen

(pas op! kennis is generiek en beperkt tot juni 2024)/ nieuwe tekst genereren

• Wat, hoe, waarom, wie, wanneer, waar, hoeveel/hoelang.
• Een begrip verklaren of toelichten.
• Informatie over hoe iets werkt, het verloop van een proces of de te nemen stappen.
• Tekst van extra uitleg, context, voorbeelden of achtergrondinformatie voorzien.
• Uitleg over wet- en regelgeving of beleid.
• Concrete, meetbare informatie (feiten, statistieken).
• Informatie over het ontstaan of de ontwikkeling.

Hulp bij processtappen

• Brainstormen.
• Stapsgewijs opstellen van plannen of nota’s.
• Onderbouwen van beleidskeuzes, het toelichten van stappen in een werkproces, of het rubriceren van mogelijke gevolgen van beleid.
• Voorbereiden van gesprekken (rollenspellen).
• Het opzetten van datamodellen.
• Vragen waarin zaken met elkaar worden vergeleken.

Specifieke apps / agents

• AI-toepassingen (zoals AI-agents) voor ondersteuning van specifieke overheidsprocessen.

Tips uit de praktijk

👥 Ondernemingsraad (OR)

Zorg voor structurele afstemming met de OR om draagvlak en compliance te waarborgen. Op het voorgenomen besluit om LAICA in de gehele organisatie te lanceren is op 19 mei 2025 door de OR positief geadviseerd.

🛡️ Privacy

Voer een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit om privacyrisico’s te identificeren en te minimaliseren. Betrek de privacy officer en FG.

💬 Communicatie

Zet een heldere communicatie- en informatiestrategie op richting alle betrokkenen. Intranet, personeelsblad, podcast, narrowcasting / beeldschermen

📜 Beleid en richtlijnen

Maak AI-beleid en vuistregels.

🗣️ Klankbordgroep

Vertegenwoordiging uit de gehele organisatie frequent bijeen roepen.

🤖 AI-geletterdheid

Investeer in trainingen zodat medewerkers voldoende kennis en vaardigheden hebben over het gebruik van AI.

🏢 Directie

Bied regelmatig updates en vraag actieve betrokkenheid van de directie voor bestuurlijke verankering.

🔧 Beheer

Broncode is openbaar beschikbaar via GitHub. Richt daarnaast adequaat technisch en functioneel beheer in voor optimale werking en borging van GovChat-NL / LAICA. Opzetten technische infrastructuur. Wij hebben het in de cloud (Hetzner) maar kan ook lokaal.